Удалёнка. Инструкция для иркутского бизнеса

Вполне возможно, что режим самоизоляции не ограничится третьей неделей, так как, по последним прогнозам, пик заболеваемости коронавирусом в Иркутской области придётся на 5-7 мая. Эксперты с самого начала действия ограничительных мер предположили, что мелкому бизнесу придётся адаптироваться и использовать новейшие технологии, чтобы оставаться на плаву. Это касается в первую очередь сферы услуг и торговли. Портал «ИрСити» собрал несколько полезных советов о том, как перейти на удалённую работу.

Антон Паймышев, руководитель диджитал-агентства ADICT - о переходе в онлайн и понимании бизнес-процессов

Кто может уйти в интернет?

Если вы способны осмыслить бизнес-процессы в своей компании, а затем понятным образом их оцифровать, то вы сможете перейти в онлайн. Важно также понимать, что если стоимость перехода для вас высокая, то, вполне возможно, вам это не надо. И совсем очевидно, что если ваших клиентов нет онлайн, а сами вы и ваши сотрудники не работают за компьютерами, то ни о каком онлайне речи быть не может.

Но даже для тех, кто решит искать спасение в интернете, нужно помнить, что интернет — не панацея и подойдёт далеко не всем. То, что онлайн будет расти, — это факт, но насколько долго из-за всеобщего кризиса этот рост продлится, пока не очень понятно. Просто потому что онлайн — это дополнение бизнеса, а если бизнесу плохо, то плохо в том числе и в интернете.

Какой инструментарий для этого нужен? Сколько денег потребуется?

Как я уже сказал, важно понять свои бизнес-процессы. Исходя из этого можно выбирать подходящие инструменты для разных задач: внутренние коммуникации, управление проектами, работа с клиентами, обмен файлами, телефония и так далее.

Расходы прогнозировать сложно, так как различные инструменты предлагают разные тарифы для использования в зависимости от размеров вашего бизнеса. Совсем маленькие компании могут пользоваться большинством инструментов практически бесплатно.

Как не потерять клиентскую базу, а может, и нарастить её?

В период самоизоляции очень важно регулярно напоминать своей лояльной аудитории о том, что вы живы и можете помочь своим клиентам, давать им некоторую определённость, как и всегда — быть рядом. Для этого можно использовать все подходящие для коммуникации инструменты: сайт, социальные сети, даже голосовое меню на рабочем телефоне можно перезаписать с этой целью.

Как выстроить работу с сотрудниками на удалёнке?

Если говорить с позиции управления, то нужно определить ключевые точки, которые важны в работе вашей компании, а затем начать их мерить и контролировать. Ввести чёткие регламенты, по которым каждый может понять, насколько эффективно он сегодня или в течение недели работал. Это нужно делать регулярно. За счёт этого появляется возможность быстро реагировать на проблемы.

Но нельзя забывать и о человеческом: спрашивайте коллег о том, как у них дела, чаще устраивайте видеозвонки, придумывайте какие-то общие активности, старайтесь не терять онлайн личного контакта команды. Это очень важно.

Александр Пак, операционный директор компании ITSumma — об организации и поддержке сотрудников на удалёнке

Переход на удалённый режим работы в нашей компании был не спонтанным решением: мы несколько дней обдумывали варианты, но в конечном итоге утвердились в мысли, что риски слишком велики — всё-таки нас в одном только иркутском офисе 60 с лишним человек. Заболеет один — заболеют все. А у каждого из нас есть родственники старшего возраста. Их надо беречь от потенциальных угроз.

О решении оповестили коллектив. Но, оказалось, что на подготовку было дано слишком мало времени, и возникли вопросы по организации рабочих мест.

Не у всех, как выяснилось, дома в наличии свободные личные компьютеры, которые можно превратить в рабочие. Соответственно, нужно было «упаковать» рабочее место в офисе и «распаковать» его потом дома. Эти затруднения решили в течение нескольких следующих дней. Более того, у многих дома не оказалось, собственно, рабочего места — полноценного стола с удобным стулом или креслом. Об этом нужно было расспросить людей заранее.

Удалённая работа может предполагать регулярные ежедневные созвоны между сотрудниками. Речь идёт не о телефонных линиях, а об интернет-сервисах, которые позволяют организовать конференц-связь, включая видеотрансляцию. Оказалось, что далеко не у всех имеются в наличии необходимые для этого наушники с микрофоном и веб-камеры.

Если каналы безопасного удалённого доступа к серверам отлажены благодаря нашему собственному программному продукту под названием Isolate (Сервер аутентификации, который является своего рода «посредником» между пользователем и конечным сервером клиента), то работоспособность 1С (Система для автоматизации бизнеса) оказалась под угрозой. Пришлось настроить VPN (Безопасное, зашифрованное подключение между двумя сетями или между отдельным пользователем и сетью) — и это помогло.

Нужно учитывать, какой интернет-канал дома у сотрудников. В Иркутске есть немало домов, где качество связи провайдера не позволяет, например, участвовать в видеоконференциях. Но зато можно оперативно провести нужный канал связи в дом или, как минимум, всегда можно воспользоваться беспроводным доступом по сотовым сетям.

Кроме того, мы организовали канал поддержки сотрудников, где каждый может высказать просьбу, пожелание или просто излить душу. Мы также настроили интеграцию с таск-трекером, чтобы оперативно отслеживать выполнение поступающих просьб.

Прежде чем уйти на удалёнку, устройте сессию встреч-планёрок: договоритесь с сотрудниками, где, как и с какой частотой будете связываться.

Побрейнштормите с сотрудниками, какие процессы остаются в оффлайне: например, у нас были пятничные «посиделки с социализацией» и кальянка — это те места, где сотрудники восполняют информационное поле, узнают, что происходит в компании. При переходе на удаленку люди всего этого лишаются и оказываются в информационном вакууме. Да и в плане простого общения вакуум тоже имеет место быть на первых порах, пока всё не отстроится.